Verhuurvoorwaarden
Artikel 1. Algemeen
1. Op alle door het Veldstudiecentrum en de Stichting Veldstudie, hierna te noemen Veldstudiecentrum, uitgebrachte offertes en aangegane overeenkomsten van huur en verhuur van accommodaties, verrichten van diensten en/of werkzaamheden en op alle rechtsbetrekkingen tussen het Veldstudiecentrum en haar wederpartijen zijn deze algemene voorwaarden van toepassing. Afwijkingen daarvan moeten uitdrukkelijk schriftelijk worden overeengekomen.
2. Deze voorwaarden zijn eveneens van toepassing op hetgeen tijdens de uitvoering van de overeenkomst boven het eerder overeengekomene door het Veldstudiecentrum wordt verricht en/of geleverd.
3. Bij het aangaan van een overeenkomst geeft de wederpartij te kennen akkoord te gaan met deze Algemene Voorwaarden. Op alle volgende overeenkomsten tussen dezelfde partijen wordt de laatst geldende versie van deze Algemene Voorwaarden van toepassing geacht.
4. Voorwaarden van de wederpartij en die van derden zijn van toepassing uitgesloten, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk door het Veldstudiecentrum anders is aangegeven.
Artikel 2. Offertes en opties
1. Het Veldstudiecentrum kan geheel vrijblijvend aan de wederpartij een optie op de faciliteiten van het Veldstudiecentrum verlenen. Het Veldstudiecentrum doet alsdan een aanbieding/offerte met vermelding van de geldigheidsduur van deze optie. De maximale geldigheidsduur bedraagt 14 dagen, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders werd overeengekomen. Indien de wederpartij niet binnen het verstrijken van de geldigheidsduur aan het Veldstudiecentrum kenbaar maakt gebruik te willen maken van de faciliteiten van het Veldstudiecentrum, dan is het aanbod conform de aanbieding/offerte van het Veldstudiecentrum vervallen.
2. Aanbiedingen zijn steeds vrijblijvend. Afbeeldingen, beschrijvingen, opgaven en overige informatie in offertes, prospectussen e.d. van het Veldstudiecentrum dienen slechts ter globale aanduiding van de door het Veldstudiecentrum te verhuren ruimte(n), te verrichten diensten en werkzaamheden en/of te leveren zaken, en zijn voor details nimmer bindend.
3. Bij samengestelde prijsopgave bestaat er voor het Veldstudiecentrum geen verplichting tot uitvoering van een gedeelte van het overeengekomene tegen een overeenkomstig gedeelte van de voor het geheel opgegeven prijs.
4. Opdrachten tot verzorging van bijeenkomsten, verhuur van ruimten, ed. worden, indien de prijs afhankelijk is gesteld van het aantal deelnemers en dit aantal bij de opdracht voorlopig is opgegeven, slechts aanvaard onder de voorwaarde, dat ten minste 5 werkdagen voor het plaatsvinden van de bijeenkomst / verhuur het juiste aantal deelnemers door de wederpartij aan het Veldstudiecentrum is medegedeeld. Het Veldstudiecentrum is gerechtigd hiervan schriftelijk mededeling te verlangen.
Artikel 3. Reservering en overeenkomst
1. Reservering geschiedt telefonisch, schriftelijk €“ waaronder inbegrepen e-mail of andere elektronische wijze €“ of ten kantore van het Veldstudiecentrum.
2. Een reservering door de wederpartij geldt als een aanvraag tot overeenkomst.
3. Het Veldstudiecentrum kan te allen tijde om welke reden dan ook het sluiten van een overeenkomst weigeren.
4. De overeenkomst gaat slechts dan in na schriftelijke bevestiging van de reservering door de wederpartij binnen de daarvoor geldende termijn, zijnde de termijn genoemd in de aanbieding of offerte als omschreven in artikel 2 lid 1 van deze Algemene Voorwaarden.
Artikel 4. Prijzen
1. Door het Veldstudiecentrum opgegeven prijzen zijn voorlopig en exclusief eventuele vergoedingen voor gas, elektra, et cetera, tenzij anders afgesproken in de overeenkomst. De definitieve prijs of prijzen worden bepaald ten tijde van de te verrichten prestatie(s).
2. Prijzen voor het verhuren van verblijf en verzorgen van (al dan niet complete) catering worden berekend aan de hand van het aantal door de wederpartij opgegeven personen. Hiervoor gelden de in artikel 5 neergelegde betalingscondities. Indien bij de opdracht geen voorbehoud voor het aantal deelnemers is gemaakt wordt meerverbruik achteraf op nacalculatiebasis aan de wederpartij in rekening gebracht. Indien de wederpartij niet voldoet aan de verplichting tot opgave van het aantal deelnemers (artikel 2 lid 4) is het Veldstudiecentrum gerechtigd de prijs naar het voorlopig opgegeven aantal deelnemers te berekenen.
3. Het Veldstudiecentrum behoudt zich het recht voor meerwerk of geleverde diensten, faciliteiten of accommodaties, die niet zijn opgenomen in de overeenkomst, in rekening te brengen bij de wederpartij.
Artikel 5. Betalingscondities
1. Alle in offertes, aanbiedingen, overeenkomsten en/of facturen vermelde bedragen zijn in beginsel exclusief BTW, tenzij anders is vermeld.
2. De wederpartij is de in de overeenkomst bepaalde prijs verschuldigd dan wel, voor zover de overeenkomst werd gesloten meer dan drie maanden voor het tijdstip waarop de als gevolg van die overeenkomst te verrichten diensten verleend moeten worden, de prijzen welke gelden op het moment dat de dienst(en) moet(en) wordt(den) verleend. Wijzigingen in het BTW-tarief worden te allen tijde aan de wederpartij doorberekend.
3. Het Veldstudiecentrum behoudt zich het recht voor een aanbetaling, tussentijdse betaling of borgsom te verlangen van de wederpartij. In beginsel betaalt de wederpartij vooraf, uiterlijk twee weken voor de afgesproken diensten verleend worden. De borg staat in beginsel gelijk aan de helft van de afgesproken vergoeding voor de te leveren diensten.
4. Betaling dient te geschieden, indien niet anders is overeengekomen, binnen dertig dagen na factuurdatum, zonder recht op korting, schuldverkrijging of opschorting.
5. Indien en voor zover tijdige betaling achterwege blijft is de wederpartij in gebreke zonder dat ingebrekestelling is vereist.
6. Ontbinding of vernietiging van een overeenkomst of annulering schort de betalingsverplichting voor de wederpartij niet op.
7. Lopende klachtafhandeling, op handen zijnde annulering, aanvraag tot of toegewezen reclamering schorten de betalingsverplichting voor wederpartij niet op.
8. Het is de wederpartij niet toegestaan bedragen te verrekenen bij het doen van betalingen.
9. Indien de wederpartij in gebreke is, dient hij aan het Veldstudiecentrum alle op de inning vallende kosten te vergoeden, gerechtelijke zowel als buitengerechtelijke. De buitengerechtelijke inningskosten worden gesteld op minimaal 15% van de verschuldigde hoofdsom met een minimum van € 75,00, alles te vermeerderen met de daarover verschuldigde BTW.
10. Wanneer betaling van een toegezonden factuur niet heeft plaatsgevonden binnen dertig dagen na factuurdatum is het Veldstudiecentrum gerechtigd aan de wederpartij een vergoeding wegens renteverlies te berekenen ten bedrage van de wettelijke rente plus 2% – gerekend vanaf de factuurdatum €“ over het totale bedrag der factuur.
11. Iedere betaling zal, ongeacht enige door de wederpartij bij die betaling geplaatste aantekening dan wel gemaakte opmerking, worden geacht te strekken in mindering op de schuld van de wederpartij aan het Veldstudiecentrum in de navolgende volgorde:
1. De kosten van de executie;
2. De gerechtelijke en buitengerechtelijke inningskosten;
3. De schade;
4. De hoofdsom.
Artikel 6. Gebruik van het gehuurde
1. Aangenomen wordt dat het gehuurde en de daarbij eventueel gehuurde apparatuur door de wederpartij in goede staat van onderhoud is aanvaard, zonder zichtbare gebreken is en goed functioneert, behoudens voor zover de wederpartij binnen een uur na aanvang van de huur aan het Veldstudiecentrum melding doet van door hem geconstateerde gebreken.
2. De wederpartij is gehouden het gehuurde slechts te gebruiken voor dat doel waarvoor de overeenkomst met het Veldstudiecentrum is aangegaan en welk doel daarbij aan het Veldstudiecentrum is meegedeeld.
3. De wederpartij staat jegens het Veldstudiecentrum in voor alle personen die zich op uitnodiging van de wederpartij of anderszins wegens enige relatie met de wederpartij in of in de nabijheid van de door het Veldstudiecentrum aan de wederpartij verhuurde (gedeelte van) onroerende zaken bevinden. Zij is jegens het Veldstudiecentrum aansprakelijk voor alle door deze personen veroorzaakte schade, uit welke hoofde ook en hoe ook ontstaan, zulks onverminderd de aanspraken die het Veldstudiecentrum jegens die personen heeft.
4. De wederpartij dient zich te houden aan de huisregels en ordemaatregelen van het Veldstudiecentrum. De wederpartij dient de aanwijzingen van eigenaar en/of personeel van het Veldstudiecentrum op te volgen.
5. De wederpartij is verplicht zich te houden aan de door de Commandant van de Brandweer en/of de verhuurder/beheerder gegeven aanwijzingen in verband met (brand) veiligheid in het gehuurde.
6. In de gebouwen van het Veldstudiecentrum is roken niet toegestaan.
7. De wederpartij mag alleen eigen en/of door hem gehuurde apparatuur in het gehuurde gebruiken, indien hiervoor door de verhuurder/beheerder schriftelijk toestemming is verleend. De bedoelde apparatuur mag nimmer aan de apparatuur van de verhuurder/beheerder worden aangesloten €“ met uitzondering van aansluitingen op het lichtnet €“ tenzij hiervoor door de verhuurder/beheerder schriftelijk toestemming is verleend en aansluiting door een medewerker van verhuurder/beheerder wordt verzorgd. Een uitzondering geldt voor het gebruik van de eigen laptop voor onder andere het houden van presentaties.
8. Het gebruik van het gehuurde zal in overeenstemming met het Veldstudiecentrum beleid betreffende accommodatieverhuur zijn. Het gebruik van het gehuurde zal daarom voor het Veldstudiecentrum geen (dreigende) risico’s hebben voor onder meer de openbare orde, veiligheid, de naam, reputatie en imago van het Veldstudiecentrum.
9. Het maken van reclame, het aanbrengen van opschriften, mededelingen en dergelijke en/of versieringen in of aan het gebouw of op het terrein van het Veldstudiecentrum is niet toegestaan zonder toestemming van het Veldstudiecentrum en/of de verhuurder/beheerder.
10. De wederpartij is verplicht in zijn of namens hem uitgebrachte reclame en aankondigingen, hoe ook genaamd, over zijn in het gehuurde te organiseren evenement/bijeenkomst expliciet te vermelden dat hij de organisator is. Het is de wederpartij daarbij niet toegestaan te (doen) vermelden of de indruk te wekken dat het Veldstudiecentrum (mede) organisator is op straffe van verbeurte van een zonder rechterlijke tussenkomst door de wederpartij aan het Veldstudiecentrum verschuldigde direct opeisbare boete van tweemaal de overeengekomen huurprijs. Daarnaast is wederpartij gehouden bij overtreding van het bovenstaande aan het Veldstudiecentrum de (gevolg) schade te vergoeden die het Veldstudiecentrum hierdoor lijdt. Van het bovenstaande kan uitsluitend met schriftelijke toestemming en onder door het Veldstudiecentrum te stellen voorwaarden worden afgeweken.
12. De verhuurder/beheerder draagt mede zorg voor het in gereedheid komen van de accommodatie.
13. De verhuurder/beheerder en een ieder in dienst of opdracht van de verhuurder/beheerder hebben te allen tijde toegang tot alle ruimten en faciliteiten die door de verhuurder/beheerder worden verhuurd/beheerd.
14. Het Veldstudiecentrum is verplicht er voor te zorgen dat de wederpartij gebruik kan maken van de faciliteiten en accommodaties vermeld in de overeenkomst gedurende de in de overeenkomst vermelde periode of perioden. Gebruik van de faciliteiten of accommodaties buiten de overeengekomen periodes kunnen door het Veldstudiecentrum in rekening worden gebracht bij de wederpartij.
15. De bovengenoemde verplichting voor het Veldstudiecentrum geldt niet indien er sprake is van overmacht als bedoeld in artikel 11 van deze algemene voorwaarden en/of indien er sprake is van annulering dan wel ontbinding van de overeenkomst.
16. Na het gebruik, maar binnen de overeengekomen huurperiode, dient de accommodatie door de wederpartij te worden opgeleverd in staat waarin deze voor gebruik verkeerde.
17. Het Veldstudiecentrum behoudt zich het recht voor eventuele benodigde schoonmaakkosten, kosten voor herstelwerkzaamheden, evenals schade aan faciliteiten en accommodaties, veroorzaakt door de wederpartij of door hem toegelaten personen, in rekening te brengen bij de wederpartij.
18. Het Veldstudiecentrum kan van de wederpartij verlangen dat hij voor het door hem in het gehuurde te organiseren bijeenkomst een aansprakelijkheidsverzekering afsluit voor eventuele schade aan het gehuurde, het Veldstudiecentrum en/of de inventaris.
19. De wederpartij is volledig aansprakelijk voor de afdracht van auteursrechtelijke en nabuurrechtelijke vergoedingen waaronder begrepen de verschuldigde afdrachten aan auteursrechtelijke organisaties zoals BUMA, SENA, STEMRA e.d. met betrekking tot het door de wederpartij georganiseerde activiteit. De wederpartij vrijwaart het Veldstudiecentrum voor elke aanspraak van derden in of buiten rechten uit hoofde van auteursrechten en/of naburige rechten.
Artikel 7. Wijzigingen en overboekingen
1. Verzoek tot wijziging of overboeking door de wederpartij dient schriftelijk en onder begeleiding van alle bescheiden met betrekking tot de overeenkomst te worden ingediend.
2. Wijziging van een overeenkomst of overboeking is slechts mogelijk indien omstandigheden dit toelaten
3. Het Veldstudiecentrum behoudt zich het recht voor kosten die voortvloeien uit wijziging of overboeking, uitgevoerd op verzoek van de wederpartij, in rekening te brengen bij de wederpartij.
4. Het Veldstudiecentrum is gerechtigd om een andere ruimte en/of faciliteit ter beschikking te stellen dan het gehuurde, behoudens indien dat als evident onbillijk en voor de wederpartij als klaarblijkelijk i.e. bezwaarlijk moet worden beschouwd. De wederpartij heeft in dat laatste geval het recht om met onmiddellijke ingang de overeenkomst waarop vermelde wens van het Veldstudiecentrum betrekking heeft te beëindigen, onverminderd haar verplichtingen uit hoofde van andere overeenkomsten. De wederpartij heeft, indien het Veldstudiecentrum zich uitgaven bespaart door op de voet van het voorgaande een andere ruimte en/of faciliteit ter beschikking te stellen dan het gehuurde, recht op het bedrag van die besparing. Voor het overige zal het Veldstudiecentrum nimmer tot enige schadevergoeding gehouden zijn.
Artikel 8. Annulering
1. De wederpartij is niet bevoegd een overeenkomst te annuleren, tenzij hij tegelijkertijd onherroepelijk aanbiedt de hierna bepaalde bedragen te betalen. Iedere annulering wordt geacht een dergelijk aanbod te omvatten. Een dergelijk aanbod wordt geacht te zijn aanvaard indien het Veldstudiecentrum het aanbod niet onverwijld verwerpt.
2. Annulering door de wederpartij dient schriftelijk, onder vermelding van datum en onder begeleiding van alle bescheiden met betrekking tot de overeenkomst te worden ingediend. Aan een mondelinge annulering kan de wederpartij geen rechten ontlenen.
3. In geval van annulering van een overeenkomst blijven deze Voorwaarden onverminderd geldig.
4. In geval tot annulering wordt overgegaan na aanvang van de annuleringstermijn, of in geval van No-show, kunnen de kosten vermeld in de overeenkomst(en) en de omzetverwachting, alsmede kosten voor personeel, apparatuur en overige gevolgkosten, hierna te noemen de reserveringswaarde, geheel of gedeeltelijk in rekening worden gebracht bij de wederpartij.
5. Indien niet alle overeengekomen ruimten en/of faciliteiten en/of diensten worden geannuleerd zijn op de geannuleerde ruimten en/of faciliteiten en/of diensten onderstaande bepalingen pro rata van toepassing.
6. Bedragen die het Veldstudiecentrum met het oog op de geannuleerde overeenkomst ten tijde van de annulering reeds aan derden verschuldigd is geworden dienen door de klant te allen tijde volledig aan het Veldstudiecentrum te worden vergoed, mits het Veldstudiecentrum niet onredelijk gehandeld heeft door de betreffende verplichtingen aan te gaan. De betreffende bedragen strekken in mindering op de in de navolgende bepalingen bedoelde reserveringswaarde.
7. Indien in de overeenkomst geen annuleringstermijnen zijn opgenomen geldende volgende termijnen en vergoedingen:
a. Bij annulering meer dan 5 maanden voor het tijdstip waarop krachtens de overeenkomst de eerste dienst zal moeten worden verleend, nader te noemen: de ingangsdatum, is de wederpartij gehouden 35% van de reserveringswaarde aan het Veldstudiecentrum te betalen.
d. Bij annulering tussen 3 tot 5 maanden voor de ingangsdatum is de wederpartij gehouden 60% van de reserveringswaarde aan het Veldstudiecentrum te betalen.
e. Bij annulering tussen 1 tot 3 maanden voor de ingangsdatum is de wederpartij gehouden 85% van de reserveringswaarde aan het Veldstudiecentrum te betalen.
f. Bij annulering 7 dagen of minder voor de ingangsdatum is de wederpartij gehouden 100% van de reserveringswaarde aan het Veldstudiecentrum te betalen.
Artikel 9. Annuleringen door het Veldstudiecentrum
1. Het Veldstudiecentrum is gerechtigd om wegens overmacht de overeenkomst te annuleren. Als overmacht zal gelden iedere voorziene of onvoorziene, voorzienbare of onvoorzienbare omstandigheid die het uitvoeren van de overeenkomst door het Veldstudiecentrum zodanig bemoeilijkt dat het uitvoeren redelijkerwijs onmogelijk dan wel bezwaarlijk wordt. Onder zodanige omstandigheden worden mede verstaan zodanige omstandigheden bij personen en/of diensten en/of instellingen waarvan het Veldstudiecentrum gebruik wenst te maken bij het uitvoeren van de overeenkomst alsmede alles wat voor voornoemde als overmacht of opschortende dan wel ontbindende voorwaarde geldt. Zo mogelijk biedt het Veldstudiecentrum onder dezelfde voorwaarden aan de wederpartij (een) vervangende ruimte aan voor de overeengekomen periode dan wel de overeengekomen ruimte(n) voor een andere periode.
2. In het geval bedoelt in lid 1 heeft de wederpartij het recht het door het Veldstudiecentrum geboden alternatief te weigeren. Een weigering dient schriftelijk en uiterlijk 1 week na aanbod aan het Veldstudiecentrum kenbaar gemaakt te worden, bij gebreke waarvan het aanbod is aanvaard.
3. Het Veldstudiecentrum heeft te allen tijde het recht om deze overeenkomst te annuleren in geval van (dreigende) schending van haar huisregels of (dreigende) schending van haar beleid inzake accommodatieverhuur. In dit geval is zij aan wederpartij geen kosten verschuldigd en eveneens niet schadeplichtig.
Artikel 10. Aansprakelijkheid
1. Het Veldstudiecentrum aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade van de wederpartij of van personen die op uitnodiging van de wederpartij of anderszins wegens enige relatie met de wederpartij in of in de nabijheid van de door het Veldstudiecentrum aan de wederpartij verhuurde (gedeelten van) onroerende zaken bevinden, ten gevolge van diefstal, verlies of beschadiging van eigendommen tenzij deze schade het directe gevolg is van opzet of grove schuld van het Veldstudiecentrum of personen waarvan zij zich bedient.
2. De wederpartij verplicht zich jegens het Veldstudiecentrum om zich goed te gedragen en zorgvuldig om te gaan met alle zaken welke haar door het Veldstudiecentrum zijn verhuurd of anderszins ter beschikking zijn gesteld en deze na afloop van de overeenkomst in dezelfde staat waarin zij ze ontving, weer aan het Veldstudiecentrum ter beschikking te stellen, behoudens verbruiksgoederen.
3. De wederpartij is aansprakelijk voor alle schade aan deze zaken, welke ontstaan is tijdens uitvoering van de overeenkomst of op enig ander moment waarop deze zaken aan de wederpartij ter beschikking stonden.
4. De wederpartij is ten volle aansprakelijk voor de veiligheid en gezondheid van haar deelnemers en/of gasten. De wederpartij verplicht zich jegens het Veldstudiecentrum zich te houden aan de regelgeving inzake de arbo-wetgeving. Dit houdt onder meer in, dat de wederpartij zich in geval van een calamiteit, gevolgd door ontruimingsalarm, heeft te gedragen naar de richtlijnen en aanwijzingen van de bedrijfshulpverlening van het Veldstudiecentrum.
Artikel 11. Overmacht
1. Als overmacht voor het Veldstudiecentrum, die maakt dat een eventuele daardoor veroorzaakte tekortkoming het Veldstudiecentrum niet kan worden toegerekend, zal gelden iedere voorziene of onvoorziene, voorzienbare of onvoorzienbare omstandigheid die het uitvoeren van de overeenkomst door het Veldstudiecentrum zodanig bemoeilijkt dat het uitvoeren van de overeenkomst onmogelijk dan wel bezwaarlijk wordt.
2. Onder zodanige omstandigheden worden mede verstaan zodanige omstandigheden bij personen en/of diensten en/of instellingen waarvan het Veldstudiecentrum gebruik wenst te maken bij het uitvoeren van de overeenkomst, alsmede alles wat voor voornoemden als overmacht of opschortende dan wel ontbindende voorwaarde geldt, alsmede wanprestatie van voornoemden.
3. Indien één der partijen bij een overeenkomst niet in staat is om aan enige verplichting uit de overeenkomst te voldoen, is hij gehouden de andere partij hiervan zo spoedig mogelijk in kennis te stellen.
Artikel 12. Geschillen
Alle overeenkomsten tussen het Veldstudiecentrum en de wederpartij, alle offertes van het Veldstudiecentrum en alle geschillen welke tussen partijen mochten ontstaan zijn uitsluitend aan Nederlands recht onderworpen en worden uitsluitend voorgelegd aan de bevoegde gerechtelijke instantie te Arnhem. Geschillen worden geacht te bestaan op het moment dat één van de partijen daarvan aan de andere partij schriftelijke mededeling doet.
